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婚姻电子档案下社区 双渠道查询更便捷

还在通过调原件、逐页查找查询婚姻登记档案吗?还在为婚姻登记档案委托查询的繁琐手续和花费烦恼吗?近日青山区先行先试婚姻电子档案互联网化,实现了档案馆和社区双渠道查询,方便群众多渠道查询,大幅降低了查询人的时间、交通等成本,同时为我市推进智慧社区建设、数字化转型发展增添新动力。

简流程

婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证过程中形成的记录凭证。青山区档案馆现存婚姻登记档案为1978年至2010年期间在青山区民政局办理婚姻关系的档案,共有70670卷(件),此类查询也是众多档案信息查询中的“大户”。在青山区开展“我为群众办实事”实践活动中,青山区档案馆深入服务群体广泛开展走访和问卷调查,收集到第一手群众盼望和有待解决的问题,其中主要集中在查询主体人群年龄偏大出行不便、上班人群请假前往青山区档案馆或者代办要件多,需要委托公证费用等等。

针对这一情况,青山区档案馆采取简化、下沉和共享的思路,多项举措齐头并进,使青山区的居民在邻近社区就能查询到婚姻档案,让居民真正享受到“家门口的档案馆”带来的便利。

前期,青山区档案馆将婚姻登记档案全部进行数字化扫描,纳入青山区档案馆电子文档数据中心,实现一证(身份证)查询,单次查询仅需30秒。这改变了以往先通过婚姻档案目录、检索号、调原件、逐页查找的繁琐方式,极大提高档案服务效率。

针对市民呼声最大的委托查询费时成本高的问题,工作人员积极协调青山区民政局和公证部门,在《档案法》和《婚姻法》的法律框架下,结合民情将委托查询提供的要件从4-5件精简到2-3件,“简化后的程序只需要身份证、介绍信、委托书等基础手续,部分情况可以减少公证环节。”青山区档案馆副馆长李璐介绍。

增渠道

青山区档案馆与包头市曙光云计算中心共同研发“青山区婚姻电子档案查阅业务子系统”,同时协调区民政局和街镇,将查询系统接入青山区“一口式”服务平台,在青山区各街镇和社区全面推行婚姻电子档案下社区工作。

为确保婚姻电子档案的安全,区档案馆与社区全部签订《婚姻电子档案查阅委托协议书》,确保操作流程无违规操作,每一笔查询都要填写《婚姻档案查阅登记表》,保障档案内容安全和居民个人隐私。

为了让社区更加清楚查询流程,青山区档案馆已经以讲座的形式对社区工作人员开展集中培训,还录制了“婚姻电子档案查询流程演示”小视频,将查询步骤逐一演示,方便社区工作人员随时观看和学习。同时在做好社区人员培训的同时提高居民对婚姻电子档案进社区的知晓率。“目前青山区各街镇和社区都已实现婚姻电子档案的查询,居民可以就近查询。”李璐表示。

在富强路街道富饶社区,社区工作人员告诉记者,目前社区服务站的办事大厅不仅可以协助查询婚姻登记电子档案,同时还可以通过系统帮居民提供查询后纸质版档案的复印和出证明等“一条龙”服务。这样居民不出小区就能够感受到便利的档案服务,大家都表示非常贴心。

包头晚报全媒体记者 霍晓霞

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